KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی است، یک معیار قابل سنجش عملکرد در طول زمان مشخص برای یک هدف خاص است. KPIها اهدافی را برای تیم‌ها مشخص می‌کنند تا به آنها برسند.
درواقع تعیین نقاط عطف جهت سنجش پیشرفت و بینش‌هایی که به افراد در سراسر سازمان کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند.
شاخص عملکرد کلیدی از امور مالی و منابع انسانی تا بازاریابی و فروش می‌تواندباشد، شاخص‌های کلیدی عملکرد به هر بخش از کسب و کار کمک می‌کند تا در سطح استراتژیک به جلو حرکت‌کند.
در حالی که شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد مرتبط با یکدیگرند، اما باهم یکسان نیستند.
KPIها اهداف کلیدی برای یک کسب و کار هستند که باید آنها را دنبال‌کنید تا با مدیریت آنها بهترین بازدهی و بیشترین تأثیر را روی نتایج استراتژیک کسب و کار خود داشته باشید.
KPIها از استراتژی شما حمایت‌کرده و به تیم شما کمک می‌کنند تا روی اهداف مهم تمرکز کنند. مثالی از شاخص عملکرد کلیدی، جذب مشتریان جدید هدفمند در ماه است.
معیارها، موفقیت فعالیت‌های تجاری روزمره را که از KPI شما پشتیبانی می‌کنند را، اندازه می‌گیرند. آنها بر نتایج شما تأثیر می‌گذارند اما، حیاتی‌ترین اقدامات شما نیستند. برای مثال: بازدید ماهانه فروشگاه
چرا KPI ها مهم هستند؟
KPI ها راهی مهم برای بررسی و مطمئن شدن از اینکه تیم‌های شما از اهداف کلی سازمان پیروی می‌کنند یا خیر می‌باشد. در ادامه به بیان مهمترین دلایلی که به شاخص‌های کلیدی عملکرد نیاز دارید پرداختهایم.
تیم‌های خود را در یک راستا نگه دارید: شاخص‌های کلیدی عملکرد، هم برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه و نیز برای بررسی عملکرد کارکنان، تیم‌ها را در یک جهت حرکت می‌دهد.
ارائه یک بررسی سلامت: شاخص‌های کلیدی عملکرد، به شما از عوامل خطر تا شاخص‌های مالی، نگاهی واقع بینانه نسبت به سلامت سازمانتان، ارائه می‌دهد.
تنظیمات را انجام دهید: KPI به شما کمک می‌کند تا موفقیت‌ها و شکست‌های خود را به وضوح ببینید تا بتوانید بهترین برنامه ریزی را پیاده کرده و کارهایی را که نباید انجام دهید را به حداقل برسانید.
تیم‌های خود را پاسخگو نگه دارید: مطمئن شوید که همه با شاخص‌های کلیدی عملکرد ارزش حرکت می‌کنند که این کار به کارمندان کمک می‌کند که پیشرفت خود را پیگیری کرده و به مدیران نیز کمک می‌کند تا کارها را بهتر پیش ببرند.
انواع KPI
شاخص‌های کلیدی عملکرد در انواع مختلفی هستند. برخی از آنها برای اندازه‌گیری پیشرفت ماهانه در برابر یک هدف استفاده شده، برخی دیگر تمرکزی طولانی مدت دارند.
وجه مشترک همه KPIها این است که با اهداف استراتژیک مرتبط هستند. در ادامه به مرور بعضی از رایج ترین انواع KPI ها پرداختهایم.
- استراتژیک: این شاخص‌های کلیدی عملکرد با تصویر بزرگ، اهداف سازمان را نظارت می‌کنند. مدیران معمولاً به یک یا دو KPI استراتژیک نگاه می‌کنند تا بفهمند سازمان در هر زمان معین چگونه کار می‌کند.
به عنوان مثال می‌توان به بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار اشاره کرد.
- عملیاتی: این KPIها معمولاً عملکرد موضوع مشخص را در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه‌گیری‌کرده و متمرکز بر فرآیندها و کارایی سازمانی هستند. برخی از نمونه‌ها عبارتند از فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه حمل و نقل ماهانه و هزینه هر خرید (CPA).
- واحد عملکردی: بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط به کارکردهای خاصی مثل امور مالی یا فناوری اطلاعات هستند.
در حالی که فناوری اطلاعات ممکن است میانگین زمان کار را ردیابی‌کند، KPIهای مالی، حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی‌ها را دنبال می‌کنند. این KPIهای کاربردی همچنین می‌توانند به دو دسته استراتژیک یا عملیاتی طبقه بندی شوند.
- پیشرو در مقابل عقب ماندگی: علاوه بر تعریفی که برای نوع شاخص عملکرد کلیدی می‌کنید، باید تفاوت بین شاخص‌های پیشرو و شاخص‌های عقب مانده را هم بدانید.
KPIهای پیشرو به پیش بینی نتایج کمک‌کرده و KPIهای عقب مانده آنچه را که در گذشته اتفاق افتاده است را ردیابی می‌کنند. معمولا سازمان‌ها از ترکیب هر دوی این‌ها استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که مهمترین آمار را دنبال می‌کنند.
نحوه توسعه KPI
اندازه‌گیری اکثر معیار یا پارامترهایی که با داده‌های بسیار یا آسان‌ترین اندازه‌گیری می‌شوند می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد.
با این حال، مطمئن باشید که فقط شاخص‌های کلیدی عملکرد را اندازه می‌گیرید که به شما کمک می‌کند تا به اهداف تجاری خود برسید. تمرکز استراتژیک یکی از مهمترین جنبه‌های تعریف KPI است. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌ها را برای توسعه KPIهای مناسب بیان کرده‌ایم.
- نحوه استفاده از KPI ها را تعریف کنید: با افرادی که از گزارش KPI استفاده می کنند مشورت‌کنید تا بدانید به چه چیزی دست پیدا می‌کنند و چگونه از آنها استفاده می‌کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا KPI هایی را که برای کاربران تجاری مرتبط ارزشمند هستند را تعریف‌کنید.
- آنها را به اهداف استراتژیک گره بزنید: اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد شما با آنچه می‌خواهید در کسب و کار خود به دست آورید مرتبط نباشد، زمان را تلف می‌کنید.
در حالی که آنها ممکن است مرتبط با یک عملکرد تجاری خاص مانند منابع انسانی یا بازاریابی مرتبط باشند، هر شاخص عملکرد کلیدی باید مستقیماً به اهداف کلی کسب و کار شما مرتبط باشد.
- KPIهای هوشمند را بنویسید: مؤثرترین KPIها از فرمول اثبات شده SMART پیروی می‌کنند. مطمئن‌شوید که آنها خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان هستند.
- آنها را واضح نگه دارید: همه افراد در سازمان باید KPIهای شما را درک‌کنند تا بتوانند بر اساس آنها عمل کنند.
به همین دلیل است که سواد داده بسیار مهم است. هنگامی که مردم درک کنند که چگونه با دادهها کار کنند، می‌توانند تصمیمات درست را در جهت هدف موردنظر بگیرند.
- برای تکرار برنامه ریزی کنید: با تغییردادن کسب و کار و مشتریان، ممکن است لازم باشد شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را بازبینی‌کنید.
شاید برخی شاخص‌ها دیگر مرتبط با کسب و کار شما نباشند، یا باید بر اساس عملکرد تنظیم‌کنید. مطمئن شوید که برنامه ای برای ارزیابی و ایجاد تغییرات در شاخص‌های کلیدی عملکرد در مواقع ضروری دارید.
- از موارد اضافی برای KPI اجتناب کنید: هوش تجاری، امکان دسترسی به انبوهی از دادهها و تجسم داده‌های تعاملی را به سازمان‌ها داده و اندازه گیری همه چیز را آسان کرده‌است.
دقت‌کنید که تعریف شاخص عملکرد کلیدی اشاره به مهمترین اهداف با تمرکز بر تاثیرگذارترین اقدامات دارد.
5 سوال متداول درباره KPI
- KPI مخفف چیست؟
KPI مخفف کلید عملکرد شاخص است.
- بهترین تعریف KPI کدام است؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اهدافی هستند که به شما کمک می‌کنند پیشرفت خود را برای موقعیت استراتژیکی‌ترین اهداف خود اندازه بگیرید. در حالی که ممکن‌است سازمان‌ها انواع مختلفی از معیارها را دنبال کنند، KPI ها اهدافی هستند که کلید موفقیت کسب و کار شما می‌باشند.
- انواع مختلف KPI چیست؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند استراتژیک یا عملیاتی باشند و برای واحدهای تجاری خاص اعمال شوند. برای مثال امور مالی، نرخ رشد درآمد و حاشیه سود خالص را دنبال می‌کند.
فروش خالص را بر اساس منطقه اندازه‌گیری می‌کند، شاخص‌های کلیدی عملکرد می تواند شامل زمان انجام سفارش و زمان عرضه به بازار باشد.
- KPI ها را چگونه تعریف می‌کنید؟
هنگام توسعه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) باید عوامل زیادی را در نظر بگیرید. در اینجا مواردی وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید: نحوه استفاده از آنها را تعریف‌کنید، آنها را با اهداف استراتژیک خود مرتبط کنید و آنها را هوشمند نگه دارید. بهتراست مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی و محدود به زمان باشند، آنها را قابل درک‌کرده و باتوجه به نیاز تنظیم‌کنید، و روی آنها تمرکز کنید تا مهمترین پارامترها را اندازه گیری‌کنید.
- بهترین KPIها برای استفاده کدامند؟
در حالی که هر سازمانی متفاوت از دیگری است، چند راه برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد با درصد موفقیت بالا وجود دارد. تعادل شاخص‌های پیشرو و عقب مانده، ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر KPI با افزایش سواد دادهها، تنظیم و بررسی‌کردن بطور منظم شاخص‌های کلیدی عملکرد خود مرتبط با مخاطبان و بازار از جمله آنها هستند، که سبب رونق کسب و کار شما می‌شود.
